Usando una Plantilla Pandemica para el Plan de Recuperación

Colaboradores: Paul Kirvan y Jaime Betancourt

Los virus como el Zika, el Chikonguña, el Dengue y otros siguen propagándose esto sería un modelo a aplicar ante una planeación pandémica para negocios.

Los planes de pandemia difieren ligeramente de los planes tradicionales de recuperación de desastres y continuidad del negocio en el que se centran más en la gente y algo menos en la tecnología. Cada tipo de plan ofrece un enfoque estructurado para responder a situaciones que amenazan la capacidad de una organización para mantener las operaciones. Teniendo en cuenta la amenaza de salud a los empleados de una pandemia, un plan de recuperación de pandemia cuidadosamente diseñado puede ayudar a la empresa siga siendo viable, incluso con una reducción de personal. Este documento puede tomarse como un punto de partida eficaz.

Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) han indicado que una pandemia de Zika y de otros está amenazando a la población de Estados Unidos. El número de casos de Zika continúa creciendo, al igual que el número de muertes atribuidas al virus. 

En este documento intentaré describir lo que se necesita en un plan de pandemia para el proyecto pondremos en la lista de planificación de una pandemia lo mas relevante.

Como construir un plan pandémico

Cuando se construye un plan de pandemia, la principal preocupación es la disponibilidad de personal. Los empleados que contraen el virus Zika pueden no ser capaces de realizar sus actividades diarias durante unas semanas hasta, posiblemente, un par de meses. Comience el proceso completando una evaluación del riesgo que identifique las operaciones críticas de la empresa, y los sistemas y el personal necesarios para apoyarlos. A continuación, de prioridad a las funciones de la empresa en términos de los más críticos para la supervivencia de la organización. En colaboración con el departamento de recursos humanos, identifique a los empleados que se considere más importantes para el apoyo a las funciones críticas del negocio.

Teniendo en cuenta el tiempo de espera potencial para responder a un brote de Zika u otros (por ejemplo, período de incubación de tres a cinco días antes de que la enfermedad se presente), el número de empleados infectados inicialmente puede ser baja, pero podría aumentar rápidamente.

Planes pandémicos son una combinación de 1) las medidas preventivas, por ejemplo, estaciones de limpieza de la mano en todo el edificio, la disponibilidad de mascarillas, y 2) las medidas de respuesta activa, por ejemplo, en sustitución de empleados ausentes con el personal de salud que pueden realizar las mismas funciones. Una estrategia importante para lograr este último objetivo es usado el cruce de empleados en múltiples funciones dentro de las unidades de negocio. Además, el acceso a los procedimientos detallados paso a paso para la recuperación de los sistemas y redes interrumpidas puede ayudar al personal de respaldo a recuperarse y reanudar las operaciones normales.

El objetivo de estos procesos es minimizar cualquier impacto negativo en las operaciones de la compañía atribuidos a la pérdida de personal a través de la enfermedad. Un plan integral para una pandemia incluye contactos de proveedores principales y alternativas a estos; fuentes de suministros médicos; información para todos los empleados, así como las partes interesadas, los contactos de clientes y proveedores claves de la cadena de suministro. Por último, se incluye una secuencia lógica de pasos de acción que garantice que la salud de los empleados está protegida y que las operaciones críticas se mantendrán.

 

Preguntas a considerar de un Plan Pandemico 

Las siguientes son algunas cuestiones adicionales a considerar. Algunos se manejan de manera más efectiva a un nivel más alto, como los departamentos o secretarias de salud, mientras que otros deben ser parte de su propio programa de preparación para la pandemia.

1. En qué punto se considera poner una cuarentena? Por ejemplo, si alguien viene a trabajar exhibiendo síntomas de la gripe, él / ella debe ser enviada a urgencias para observación y pruebas. Si un centro de salud apropiado no está fácilmente disponible o en sus cercanías, puede ser necesario aislar a la persona en una habitación separada lejos de otros empleados, hasta que el transporte se pueden arreglar. Revisión periódica de los mensajes de las autoridades locales para determinar el estado de la enfermedad y su propagación. Si la propagación parece ir en aumento, por ejemplo, varios empleados han llamado enfermos o han dado positivo por Zika, puede ser el momento para activar un "modelo de negocio con personal reducido" y enviar la mayoría de los empleados al hogar, distintos de los designados para reducir el apoyo a las operaciones . Idealmente, el liderazgo empresarial debe tener ese debate con mucha antelación de un brote real para decidir cómo / cuándo cerrar las operaciones. El cierre de las puertas es la última actividad que se debe realizar.

2. ¿En qué momento se liberarán las reservas de antivirales? Las grandes empresas pueden almacenar vacunas si pueden permitírselo y tienen espacio suficiente y realmente puede obtener dosis. La mayoría de las otras compañías no son susceptibles de almacenar vacunas. Errar por el lado de la precaución en situaciones de acopio. Soltar dosis almacenadas de la vacuna tan pronto como se reportó el primer caso comprobado.

3. Qué tan grande debe ser los arsenales de vacunas si aplicaran? Suponiendo que sólo se necesita una sola dosis de la vacuna, almacenar una (1) dosis para cada empleado por ubicación.

4. Cuán rápido podemos llegar a ellos? Si se almacenan en el lugar, la distribución puede ser casi inmediata. En caso contrario, se recomendaría el uso de un servicio de entrega al día siguiente. Si en el lugar de almacenamiento de la vacuna no está disponible, el tiempo para obtener las dosis podrían ser desde el mismo día a una semana o menos.

5. Qué medidas se están tomando para detectar nuevos casos?

6. ¿Qué restricciones de viaje o comercio ¿Está considerando o implementando?

7. ¿Qué paso-a-paso de preparación y plan de acción se tiene?

8. Cuales equipos de respuesta organizacionales y roles con sus responsabilidades Se han asignado?

9. ¿Qué acciones del plan de sucesión se han dispuesto ?

10. Que actividades de entrenamiento cruzado se han organizado?

11. ¿Con qué facilidad pueden los empleados trabajar desde casa?

12. ¿Qué pautas de seguridad se han preparado?

13. ¿Cómo se dispone de información sobre la situación actual que se comunican a los empleados y clientes?

14. ¿Se han establecido los recursos humanos y las políticas de planificación de instalaciones y procedimientos para un brote de Zika?

Lista de Chequeo de Planeación Pandemica 

La siguiente es una secuencia sugerida de actividades de desarrollo del plan.

• Establecer un equipo de recuperación de pandemia (PRT Pandemic Recovery Team ); que se encarga de el desarrollo del plan y la coordinación de respuesta a la pandemia de la organización.

• Tener el encuentro PRT con recursos humanos, altos directivos, grupos tecnológicos internos, y la recuperación de desastres, continuidad del negocio y los equipos de respuesta de emergencia para establecer el alcance del plan.

• Resumir a la unidad de negocio, así como la alta dirección en estas reuniones para que sean debidamente informados.

• Reunir toda la información relevante de los empleados, por ejemplo, en contacto con la información y las habilidades inventariadas.

• Reunir toda la información relevante de procesos de negocio, por ejemplo, las actividades críticas que deben ser mantenidos.

• Recopilar información sobre la infraestructura tecnológica que soporta estos procesos.

• Obtener copias de los planes de continuidad de negocio y recuperación de desastres existentes.

Si no existen copias de los planes de continuidad de negocio y recuperación de desastres existentes, continúe con los siguientes pasos:

• Identificar lo que percibe como la gestión de las actividades de negocio más críticos.

• Identificar lo que percibe como la gestión de los activos más importantes de TI, por ejemplo, centro de llamadas, granjas de servidores, el acceso a Internet.

• Determinar la gestión de tiempo máximo de interrupción que se puede aceptar si los procesos de negocio identificados y activos de TI no están disponibles.

• Correlacionar los datos de los empleados con los procesos de negocio críticos y activos de tecnología.

• Identificar situaciones en las que una sola persona es responsable de una función crítica, e identificar posibles copias de seguridad.

• Identificar los procedimientos operativos utilizados actualmente para responder a los cortes críticos.

• Determinar cuándo estos procedimientos fueron probados por última vez para evaluar su idoneidad.

• Identificar el (los) equipo (s) de respuesta de emergencia para todas las funciones de negocio y la infraestructura de la tecnología; determinar su nivel de formación en relación con los procesos y sistemas críticos, especialmente en situaciones de emergencia.

• Identificar oportunidades de entrenamiento cruzado del potencial del personal para evitar vacíos en la cobertura.

• Identificar las capacidades de respuesta de emergencia de los proveedores; si tienen planes de respuesta ante una pandemia y cuando fueron probados; impacto de una pandemia en las obligaciones contractuales; presencia de acuerdos de nivel de servicio (SLA Service Level Agreement o ANS Acuerdos de Nivel de Servicios).

• Compilar los resultados de todos los análisis en un análisis de las deficiencias que identifica posibles problemas de personal asociados a funciones críticas del negocio y activos de tecnología, con recomendaciones sobre cómo alcanzar el nivel necesario de preparación, y la inversión estimada requerida.

• Tener revisión por la dirección del informe y acordar acciones recomendadas.

• Preparar el plan de recuperación de la pandemia (s) para hacer frente a las funciones críticas de negocio, instalaciones y activos de tecnología.

• Realizar pruebas de los planes, las copias de seguridad de los empleados y activos de recuperación del sistema para validar su funcionamiento y eficacia.

• Actualizar la documentación del plan de pandemia para reflejar los cambios.

• Planificar próximas revisiones / auditorías de las capacidades de recuperación de una pandemia.

Mejores Prácticas de Planeación Pandemica 

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones para su negocio:

• apoyo de la dirección: Asegúrese de obtener el apoyo de la alta dirección para que las metas del plan de pandemia que puede lograrse.

• Tomar el proceso de planificación para una pandemia grave: Si el virus del Zika u otro de igual gravedad continúa propagándose; que podría afectar a su organización antes de lo que usted piensa. Su plan de pandemia no tiene por qué ser de docenas de páginas . Los planes simplemente necesitan la información correcta, y que la información debe ser actualizada y precisa.

• Que sea sencillo: reunir y organizar la información correcta es crítica.

• Revisar los resultados con las unidades de negocio y grupos tecnológicos: Una vez se haya completado el plan de pandemia, revisar los resultados con la unidad de negocios y líderes de la tecnología.

• Comunicar el programa con todos los empleados: asesorar también a los clientes clave, proveedores de la cadena de suministro y las partes interesadas de su programa.

• Sea flexible: La plantilla sugerida en este artículo puede ser modificado según sea necesario para lograr sus objetivos.

Revisando la Plantilla de Planeación Pandemica 

Una posible plantilla de planificación de la pandemia, indicará cuestiones clave para abordar y actividades a realizar.

1. Declaración de Intención: Esto prepara el escenario y la dirección para el plan.

2. Declaración de la Política: Muy importante incluir una declaración aprobada de política con respecto a la prestación de servicios de recuperación de una pandemia.

3. Objetivos: Los objetivos del plan.

4. Información de Contacto del Personal Clave: Localizar los datos de contacto clave en la parte delantera del plan, ya que es la información más probable que se utilicen de forma inmediata.

5. Plan de Información general: Describe aspectos básicos del plan.

6. Respuesta a Emergencias: Describe lo que hay que hacer después de la ocurrencia de casos de pandemia.

7. Equipo de Recuperación de pandemia: Miembros e información de contacto del (los) equipo (s) de pandemia.

8. Alerta de Emergencia, Escalamiento y Plan de Activación Pandémico : Pasos a seguir a través de la fase inicial de un brote, lo que lleva a la activación del plan de pandemia.

9. Medios: consejos para tratar con los medios.

10. Seguro: Resume la cobertura del seguro asociado con un brote pandémico y cualesquiera otras políticas pertinentes.

11. Régimen legal y financiero: acciones a tomar para hacer frente a los problemas financieros y legales.

12. Plan de pandemia de Ejercicio: Destaca la importancia plan de pandemia de hacer ejercicio.

13. Apéndice A: Sugerido Plan de Recuperación de la pandemia de formularios: formularios listos para usar que ayudará a facilitar la finalización del plan.

Ejecución de un Plan de Pandemia

Tal vez la forma más eficaz para poner a prueba un plan de recuperación pandemia es a través de ejercicios de simulación. La siguiente es una lista de elementos para cubrir al tipo de ejercicio.

1. Reunir los miembros clave del equipo de pandemia y otros equipos pertinentes, incluidos los recursos humanos, las instalaciones, la respuesta de emergencia y recuperación de desastres y continuidad del negocio.

2. Revisar el cuidado de la salud y las medidas preventivas en el lugar y los que se deben agregar.

3. Revisar los impactos sobre instalaciones de la empresa.

4. Revisar los impactos sobre las funciones clave del negocio de la organización, que en la actualidad los apoya y quién puede realizar copias de seguridad si no están disponibles.

5. Discuta esfuerzos para proporcionar el entrenamiento cruzado a los empleados que puedan ser designadas como reserva.

6. Discutir los planes de sucesión para minimizar los vacíos de liderazgo.

7. discutir las actividades de comunicaciones, tanto internas como externas, que aseguran que los empleados tienen toda la información relevante acerca de la pandemia y organizaciones externas clave saben cómo la compañía está respondiendo.

8. Direccionar las preocupaciones de la cadena de suministro mediante la revisión de los proveedores clave y cómo van a proporcionar una respuesta a la pandemia.

9. Determine que suministran las empresas de la cadena que deben ser parte de un debate cruzado en conjunto en respuesta a la pandemia; programar reuniones para abordar estas cuestiones.

10. Identificar dónde se necesitan de apoyo adicionales, capacitación, recursos y financiación; asegurar estos recursos.

11. documentación del plan de actualización, según sea necesario.

12. programa de seguimiento pruebas.

Teniendo en cuenta las inversiones de las empresas realizan en sus infraestructuras de TI, todas las empresas también deben invertir tiempo y recursos suficientes para proteger las inversiones de eventos no planificados y potencialmente destructivas. 

Este artículo espero les ayudará a empezar a trabajar en el desarrollo de planes para proteger y recuperar sus activos críticos de infraestructura de TI después de tales eventos.